INFORMATIVA PRIVACY
Ai sensi del Reg. UE 2016/679 e D. lgs. 196/2003
INDICAZIONE DEL TITOLARE
Titolare del trattamento dei suoi dati personali è la Innovative Forwarding System S.r.l. (P. IVA 14995551000 – C.F. 13967301006), con sede legale in Roma, Via G. B. Martini n. 2, Cap. 00198, e sede operativa in Pomezia (RM), Via Laurentina km 24,200, Cap 00071.
CATEGORIE DI DATI
Il trattamento dei dati personali ad opera del Titolare ha ad oggetto i dati personali e quelli rientranti nelle categorie particolari ex artt. 9 e 10 GDPR, strettamente pertinenti agli obblighi, ai compiti ed alle finalità collegate alla gestione dell’attività lavorativa, che non possano essere adempiute, caso per caso, mediante il trattamento di dati anonimi o di dati personali di natura diversa.
FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
Il Titolare tratta i suoi dati come sopra identificati per dare seguito a sue specifiche richieste, oppure per dare corso, seguito o conclusione a determinate previsione pre – contrattuali o contrattuale, o comunque per conformità ad obblighi di legge. È inoltre necessario prevedere che il trattamento dei suoi dati sarà svolto per l’elaborazione ed il pagamento di quanto dovuto; ogni adempimento di legge, di contratto e di regolamento nei confronti degli istituti previdenziali ed assistenziali, anche integrativi, oppure dell’amministrazione finanziaria; esigenze organizzative anche in relazione alla tutela di cose e persone; per adempiere o per esigere l’adempimento di specifici obblighi o per eseguire specifici compiti previsti dalla normativa comunitaria, da leggi, da regolamenti o da contratti collettivi. Anche fuori dei casi anzidetti, in conformità alla legge per scopi determinati e legittimi, ai fini della tenuta della contabilità; per il perseguimento delle finalità di salvaguardia della vita o dell’incolumità fisica dell’interessato o di un terzo; per far valere o difendere un diritto anche da parte di un terzo in sede giudiziaria, nonché in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di conciliazione nei casi previsti dalle leggi, dalla normativa comunitaria, dai regolamenti o dai contratti collettivi. In particolare per i dati idonei a rilevare lo stato di salute e la vita sessuale, il diritto a far valere o difendere sarà di rango almeno pari a quello dell’interessato; per l’esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi, nel rispetto di quanto stabilito dalle leggi e dai regolamenti in materia; per adempiere ad obblighi derivanti da contratti di assicurazione finalizzati alla copertura dei rischi connessi alla responsabilità del Titolare per i danni cagionati a terzi nell’esercizio dell’attività lavorativa o professionale.
La base giuridica per il trattamento dei suoi dati personali e particolari ex artt. 9 e 10 GDPR, per le finalità evidenziate, trova il suo fondamento nelle seguenti condizioni: espresso consenso dell’interessato al trattamento; necessità per l’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso; necessità per l’adempimento ad un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento; necessità per la salvaguardia degli interessi vitali dell’interessato o di un’altra persona fisica; necessità per l’esecuzione di un interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento; necessità per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato che richiedono la protezione dei dati personali, in particolare se l’interessato è minore.
MODALITÀ DI TRATTAMENTO
I suoi dati personali saranno trattati come richiesto dalla normativa di riferimento, in modo da garantire un’adeguata sicurezza e riservatezza, anche al fine di impedire l’accesso o l’utilizzo non autorizzato degli stessi. Per tale ragione i suoi dati saranno trattati e conservati nel rispetto del principio di necessità, minimizzazione e limitazione del periodo di conservazione, mediante l’utilizzo di misure tecniche adeguate al livello di rischio, per un periodo non superiore a quello necessario per il perseguimento delle finalità, per le quali sono trattati e, comunque, non oltre a quanto prescritto dalla legge. I suoi dati saranno trattati dal Titolare, da Contitolari, da Responsabili del trattamento (sia interni che esterni), da Autorizzati al trattamento e, comunque, da soggetti autorizzati all’assolvimento dei compiti, costantemente identificati, opportunamente istruiti e resi edotti dei vincoli imposti dalla normativa in materia di tutela dei dati personali. Il trattamento avverrà sia su supporto cartaceo, con appositi archivi non accessibili se non su autorizzazione espressa, che magnetico, quest’ultimo attraverso computer (accessi con specifici username e password) gestionali per l’attività aziendale, backup e sito internet: www.ifs-italia.com. Il trattamento dei dati particolari è effettuato unicamente con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente correlate agli obblighi, ai compiti o alle finalità di cui sopra.
I dati sono raccolti di regola presso il Titolare.
PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI E MODALITÀ DI DISTRUZIONE
I suoi dati oggetto di trattamento sono conservati per un periodo non superiore a quello necessario per adempiere agli obblighi o ai compiti inerenti la gestione della pratica lavorativa e comunque per un tempo non superiore a quello previsto dalla legge (cinque o dieci anni). A tal fine, anche mediante controlli periodici, è verificata costantemente la stretta pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto al rapporto, alla prestazione o all’incarico in corso, da instaurare o cessati, anche con riferimento ai dati che l’interessato fornisce di propria iniziativa. I dati che, anche a seguito delle verifiche, risultino eccedenti e non pertinenti o non necessari sono distrutti tramite strumenti di distruzione fisica o tecniche di wiping, salvo che per l’eventuale conservazione, a norma di legge, dell’atto o del documento che li contiene.
COMUNICAZIONE DATI AD ALTRI SOGGETTI
I suoi dati personali e quelli particolari ex artt. 9 e 10 GDPR, per esclusive ragioni funzionali, organizzative, amministrative, finanziarie, contabili, pre-contrattuali, contrattuali, ed al fine di adempiere ad obblighi di legge, potranno essere comunicate ai seguenti soggetti: Società del gruppo, Enti previdenziali, Inps, Inail, Agenzia delle Entrate, Commercialisti, Consulente del lavoro, Collaboratori esterni all’Azienda, Società assicurative, Fornitori, Organi di vigilanza e controllo, Autorità giudiziaria/amministrativa, altro soggetto Pubblico legittimato.
In ogni caso il Titolare senza necessità di un consenso espresso potrà comunicare i suoi dati alle seguenti categorie di destinatari: soggetti che operano in materia di sistemi elettronici, assistenza, consulenza, qualità, marketing, servizi finanziari ed assicurativi, revisione e certificazione. Soggetto ai quali la comunicazione deve essere effettuata per adempiere prescrizioni dettate da norme nazionali e comunitarie, nonché a previsioni imposte da Organi di Vigilanza e Controllo.
Il Titolare si riserva la facoltà prevista dal GDPR di avvalersi di Responsabili del trattamento. La designazione di tali soggetti sarà comunicata all’interessato qualora ne faccia espressa richiesta a mezzo: raccomandata A/R, Posta ordinaria o Posta certificata, come in calce specificati.
TRASFERIMENTO PRESSO UN PAESE TERZO
I suoi dati personali e particolati ex artt. 9 e 10 GDPR non saranno trasferiti in Paesi terzi se non per sua espressa richiesta.
NATURA OBBLIGATORIA DEL CONFERIMENTO DEI DATI
Qualora richiesto dal Titolare il conferimento dei suoi dati personali, particolari (art. 9 GDPR) e giudiziari (art. 10 GDPR), sopra evidenziati, è obbligatorio per l’instaurazione, la prosecuzione ed ogni altra fase del rapporto lavorativo, come da previsioni pre-contrattuali e contrattuali, intercorrente tra le parti, nonché previsto da disposizioni normative cogenti e inderogabili. Pertanto, il mancato conferimento dei suoi dati sopra descritti in relazione alle fasi di trattamento indicate, che si rendano di volta in volta necessarie, rende impossibile l’esecuzione di qualunque fase della prestazione lavorativa.
DIRITTI DEL SOGGETTO A CUI I DATI SI RIFERISCONO
In relazione al trattamento dei suoi dati l’Interessato, ai sensi dell’art. 7 D.Lgs. 196/2003 e degli artt. 13 a 22 GDPR ha diritto di ottenere dal titolare: chiedere la conferma, o meno, dell’esistenza, o meno, di propri dati personali; ottenere le indicazioni circa le finalità del trattamento, le categorie dei dati personali, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono o saranno comunicati e, quando possibile, il periodo di conservazione; ottenere la rettifica e la cancellazione dei dati; ottenere la limitazione del trattamento; ottenere la portabilità dei dati, ossia riceverli da un titolare del trattamento, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e trasmetterli ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti; opporsi al trattamento in qualsiasi momento; opporsi ad un processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche, compresa la profilazione; chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi, o la limitazione del trattamento degli stessi, o di opporsi al loro trattamento oltre al diritto alla portabilità dei dati; revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca; proporre reclamo all’Autorità di controllo.
PROCESSI AUTOMATIZZATI
Il Titolare non si avvale di processi decisionali automatizzati, ivi inclusa la profilazione, intesa dal Reg. UE 2016/679 come qualsiasi forma di trattamento automatizzato di dati personali, consistenti nell’utilizzo di tali dati personali per valutare determinati aspetti personali relativi ad una persona fisica. In particolare analizzare o prevedere aspetti riguardanti il rendimento professionale, la situazione economica, la salute, le preferenze personali, gli interessi, l’affidabilità, il comportamento, l’ubicazione o gli spostamenti di detta persona fisica. Tali tipologie di trattamento, se svolte, sono effettuate con processi decisionali umani e non automatizzati.
MODALITÀ DI ESERCIZIO DEI DIRITTI
Al fine di consentirle l’esercizio dei suoi diritti potrà, in qualsiasi momento, esercitarli inviando una comunicazione ai seguenti recapiti:
Raccomandata A/R all’indirizzo:
– Via Laurentina km 24,200 – 00071 (Pomezia (RM).
Posta ordinaria:
– amministrazione@ifs-italia.com.
Posta certificata:
– ifs-italia@pec.it.